リスの段取り術

リスの段取り術

段取りマニアの異名

隊長に「段取りマニア」と呼ばれている。

世の中には、上には上がいるわけで、自分としてはそんな大したマニアではないと思っているものの、段取りや準備に関してうるさいのは自覚がある。

何かをすることになった時‥
まずざざざっと流れを検討して、チェックポイントとゴールを設定。

ウォークラリーのように、いくつかのチェックポイントを設けて、通過しながらゴールへ向かう。この時に大切なのが制限時間(〆切)の設定。

この流れを作る設計作業。
私にとっては、誰にでもできる作業と思っていたけど、どうやらそうではないらしい。チェックポイントの設定をしてあげると、これがとても喜んでいただき有り難がられる。

する!と決めたものの、何から手をつけたらいいのか。
○日までにしたい場合、どの順番で進めたらいいのか。

こういった作業手順やスケジュール管理を考えたりすることが苦手、という人が多い様子。

目に見えてわかる道筋をゴールに向かう人々で共有できるとスムーズに進みやすい。そのために段取りは重要なのだ~!

というわけで、どうしたらスムーズに進行を管理できるかを考え続けていたら、いつしか「段取りマニア」もどきになっていた。

プライベート編

次の日に着る服&持ち物は、夜に準備。

朝が苦手な私にとって、服の組み合わせを迷っている時間はない。朝のバタバタで忘れ物を防止するために、もちろん持ち物も準備。

この習慣は、中高生あたりから続いている。
朝支度をいかにスムーズにするか=ギリギリまで眠っていられるか、を考えた末にできた習慣。

あと顕著なのは、旅行。

隊長は、ぷら~っとノープランでハワイへ行くようなタイプ。
小さなバッグにパスポートだけ入れて、あとは現地で調達するとか。

リスは、ある程度の下調べをして行きたいタイプ。
あそこでご飯を食べよう、何を見に行こうとか、全ては決めないものの楽しい目星を定めておきたい。

かといって荷物に関しては、さほどこだわりはない。
旅行先で着飾ることも少なく、化粧品も少ない。荷物が重いのはイヤ。そこは心配性よりも、低めの女子力が幸いしている。

仕事編(スケジュール)

同時並行かつ長期間にわたって進行する仕事が多いので、管理方法をずっと試行錯誤している。

手帳への書き込みは手軽だけど、ふらっと買い物に出た先ですぐにスケジュールを確認!といった場合、スマホ管理が早い。

かといって、スマホだけというのは使い勝手的に未だしっくりくるものがなく、手帳とアプリのW使いとなっている。

今使用しているスケジュールアプリは、無料のカレンダーアプリTime tree

 

 

複数の方と共有もできるので、管理を担当しているホールさんとのスケジュール共有に使用中。ホールにコンサートが入るとひと目で分かるようになっている。スタッフの手配状況や入り時間などのメモを共有。

アプリ内でカレンダーを複数作れるので、仕事用・プレイベート用なんて風に分けられる。ただ、たくさん分けてもそれぞれに予定を書き込むのは手間。便利なものも、どう使うかが問題。

というわけで、現在スケジュールは‥
仕事は、Timetreeアプリとスタジオ予約を管理しているGeogleカレンダー、そして全体を手帳で管理中。

仕事編(To Do 編)

次に困るのが、ToDo(すること)管理。
「いついつまでに何をする」「今日はこれとこれが最優先」というやることリスト。

 

 

一つの仕事のゴールに対して、幾つかの行程が存在している。例えば、チラシ作成の場合‥

・情報提出のお願い
・デザイン
・校正期間(修正・調整等)
・印刷~納品

主にこの流れで進む。期間にして、約1か月間。

これが時期によっては、いくつも重なって進行するため、ToDoリストで管理&整理している。

このToDo管理の難しいところは、優先度が変化すること。
「ゆっくりでいいよー」と言われていた仕事が突如「来週欲しい!」となったり、今週予定していたはずの仕事が先方さんの予定で一週間遅れたりと変化していく。

アプリもたくさん試してみたものの、一日の中での優先順は決められなかったり、これだ!というものが見つけられず‥わかりやすくて、変更にも対応しやすい管理方法はないものかと試行錯誤した結果‥この方法に落ち着いた。

 

 

手書きの週間ボードに、付箋でToDoを貼っていく。

・デザイン提出をして先方からの返事待ちとなったら、一旦下に移動。
・急遽急ぎになったら、ペタッと前へ移動。
・来週以降の近い仕事は下に待機。
・完了したら、ゴミ箱へさようなら。

まぁなんて、アナログなんでしょう。笑。

でも、これが一番わかりやすくて使いやすくて便利!
一日のはじめパソコンに座ったら、この表を見て何から手をつけていくかを確認している。

段取りマニアの気づき

こんな風に過ごしているうちに、段取りを考えるのが日常となった。

その中で気づいたのが‥
人によってゴール&チェックポイントの捉え方が違うということ。

例えば、ゴールまでに4つのチェックポイントがあるとする。

 

 

A:4つのチェックポイントがあると知った上で、1つ目を目指す。
B:1つ目のチェックポイントにゴールしてから、次のチェックポイントを見据える。

もっとわかりやすく言うならば‥
A:フルマラソン
B:8kmマラソン×5回。といった感じだろうか。

私はAがいいタイプ。
全貌がわかった上で、4つのチェックポイントを通過していきたい。

Aのほうが、どこに向かって進んでいるかわかるし安心できるだろうと思い、そのように説明をしていたら‥

ある時、先々のチェックポイントが見えることで、やることが山積みのように思って混乱してしまう方がいることに気づいた。情報が多ければよいわけではない‥と。

そんな時は、Bの5回ゴール=トータルの目標達成!を採用している。
1つゴールしたら、次のゴール攻略法を説明。これを繰り返すことで、モチベーションを保ちながらゴールを目指せることがわかった。

走っている距離は同じ。ゴールも同じ。
だとしても、捉え方と目指す方法は様々。無駄なく気持ちよく、進められるようにしていきたいといつも考えている。

段取りマニアもどきの探求心は果てしない。

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